Dentro de un área de trabajo la comunicación y colaboración mutua es clave para el exitoso funcionamiento de una empresa, desde compartir los recursos e información hasta fortalecer e incentivar el trabajo en equipo con la finalidad de aumentar la productividad y eficiencia, un ejemplo de esto, es el uso de la intranet corporativa, una plataforma digital que juega un papel fundamental en cualquier pequeña, mediana o gran empresa.
Si aún no has escuchado hablar sobre el empleo de la intranet como herramienta clave en el crecimiento de tu negocio, te contamos de que se trata, cuáles son las posibilidades que te brinda, como funciona, porqué es importante su uso y algunas de sus grandes ventajas.
Intranet ¿Qué es y cómo funciona?
La intranet es un sistema que funciona como una red privada mediante la cual un usuario puede compartir recursos e información con otros usuarios que también formen parte de este sistema, para tener completo acceso a esta red, es necesario que a cada usuario se le haya concedido permiso para hacer uso de la misma.
Actualmente es una de las herramientas más funcionales en la gestión de procesos de negocios, y a raíz de que todo gira alrededor de la computación en la nube, la mayoría de las empresas que conforman la pyme, han decido implementar intranet en sus espacios para fortalecer los canales de comunicación y optimizar el trabajo en pro del negocio o empresa.
El funcionamiento de la intranet es bastante sencillo, a nivel empresarial cuenta con grandes aplicaciones, algunas opciones incluyen blog o foros internos algo similares a lo que te ofrece una red social, en esta red permanecen todos los recursos digitales, archivos, documentos e información en general esenciales para para la actividad dentro de la empresa, además puedes acceder a esta información bien sea por departamentos o a través de niveles jerárquicos.
Tecnología Cloud
Lo que hoy conocemos como Internet, en principio no era más que una intranet empleada por varias universidades con el único fin de compartir información académica, fue entonces cuando el permiso de acceso se les otorgó a otros usuarios transformándola de una red privada a una red pública, de la que todos nos beneficiamos ahora.
paso para la evolución de la intranet, actualmente muchas de las funciones que se empleaban para hacer uso y aprovechamiento de esta herramienta han quedado del todo obsoletas, abriendo paso a nuevas tecnologías como la conocida tecnología cloud computing, un método que se ha encargado de democratizar el acceso a la intranet por parte de todo tipo de empresas, una tecnología que se basa en aplicaciones web y a la que solo pueden acceder usuarios autorizados.
¿Por qué debo instalar intranet corporativa en la empresa?
Todo nuestro entorno está en constante evolución y como empresa es necesario moverse al mismo ritmo en el que avanzan las diferentes tecnologías, cada vez están a nuestro alcance muchas más herramientas diseñadas tanto para facilitarnos el trabajo como para optimizarlo, permitiéndonos ahorrar tiempo que pudiéramos emplear en otras tareas, y esto es básicamente lo que hace la intranet corporativa por tu empresa.
Este software es bastante complejo y dependerá de la cantidad de información que se pretenda manejar, información que está estrechamente ligada con el tamaño de la empresa y la cantidad de empleados con acceso a la red privada, el buen uso que le des a la instalación de intranet en tu negocio también dependerá de la configuración adecuada de la misma, esto quiere decir que cuente con los accesos o permisos necesarios para su perfecto funcionamiento, y para esto es primordial la creación de los usuarios.
Como trabajador y parte de una empresa contar con intranet corporativa te permitirá obtener acceso remoto a tus archivos e información desde cualquier lugar en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización de acceso.
Principales usos de la intranet corporativa
La intranet corporativa no solo se limita como una herramienta para compartir y acceder a información de forma individual dentro de la empresa, en el ámbito empresarial existen varios ámbitos en el que el uso de esta red privada genera grandes ventajas, estos son algunos de los usos más comunes de la intranet corporativa.
- Para acceder a archivos, comunicaciones y documentos internos.
- Como herramienta de Recursos Humanos.
- Como herramienta de comunicación interna.
- Como medio de formación interna.
- Para generar un instrumento de soporte técnico de la empresa.
- Para acceder, consultar y modificar bases de datos, informes, y otros documentos de departamentos específicos, permitiéndonos conectar esta información con otras aplicaciones externas.
Ventajas de la Intranet
El uso de la intranet como una herramienta para manejar y acceder a todo tipo de información compartida cuenta con grandes ventajas que te compartimos a continuación:
- Mejora la eficiencia y productividad
- Se ahorra tiempo al momento de localizar un archivo, pues la información se ubica en un único lugar.
- Provee distintos niveles de acceso mediante la configuración de acceso por jerarquía que le permite controlar el uso y manejo de la información.
- Es una red segura a la que solo se tiene acceso mediante autorización y un respectivo usuario y clave.
- La información está disponible 24/7 dese cualquier lugar siempre y cuando se cuente con un ordenador y acceso a Internet.
- Mejora la comunicación interna y fortalece el trabajo en equipo.
- Facilita cualquier proceso de negocio y proyectos colaborativos mediante el intercambio de documentación relevante entre diferentes departamentos o puestos de trabajo.
¿Cuáles son los Software de intranet más conocidos?
La instalación de intranet ahora está al alcance de todos, incluso para hacer uso de esta en casa, pero sin duda su valor activo radica en su implementación por parte de empresas de cualquier dimensión, y gran parte de esto es gracias a los CMS de código abierto que han permitido la democratización de esta gran herramienta de trabajo.
Si estás dudando en aplicar un software intranet en tu negocio, no lo pienses más y comienza a disfrutar del retorno de la inversión, mejorando la economía y eficiencia de tu empresa con cualquiera de los software más conocidos y destacados en la pequeña y mediana industria que te mencionamos a continuación:
- Bitrix24
- Ungoti
- Tribe
- Claromentis
- Jostle
- ThoughtFarmer
Hace mas de 10 años que me dedico al mundo del SEO, como ingeniero en informática de sistemas. He participado en proyectos de todo tipo , desde pymes, tiendas virtuales, hasta proyectos con un gran volumen de tráfico (varios millones de visitas al mes), como podéis apreciar en mis Casos de Éxito. Me ha proporcionado un alto grado de conocimientos teóricos y prácticos en el SEO. Estoy especializado principalmente en el SEO Técnico, optimización SEO y la creación de estrategias en marketing de contenidos.
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